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Reisekostenabrechnung Vorlage
Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtung und Nebenkosten eintragen — die Vorschau addiert alles automatisch zur Erstattungssumme. Für die genaue Berechnung der Verpflegungspauschalen nutzen Sie den Verpflegungsmehraufwand-Rechner. Anschließend drucken oder als PDF speichern.
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Kopfdaten
Fahrtkosten (Pkw)
Verpflegungspauschalen
Übernachtung & Nebenkosten
Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 1 und Abs. 4a EStG (Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen), R 9.5 LStR. Allgemeines Muster ohne Gewähr.
Die vier Blöcke einer Reisekostenabrechnung
- Fahrtkosten: bei Pkw-Nutzung pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer, alternativ die tatsächlichen Kosten für Bahn oder Flug
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen von 28 € (voller Tag) und 14 € (An-/Abreise oder mehr als 8 Stunden Abwesenheit)
- Übernachtungskosten: nachgewiesene Kosten der beruflich veranlassten Übernachtung
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, ÖPNV-Tickets, Mautgebühren und Ähnliches
Die genaue Höhe der Verpflegungspauschalen hängt von Abwesenheitsdauer und Reiseart ab. Für die tagesgenaue Ermittlung nutzen Sie den Verpflegungsmehraufwand-Rechner und übertragen die Anzahl der Tage in diese Vorlage.
Häufige Fragen
Welche Kosten gehören in eine Reisekostenabrechnung?
Üblich sind vier Blöcke: Fahrtkosten (z. B. bei Pkw-Nutzung 0,30 € je gefahrenem Kilometer), Verpflegungsmehraufwand in Form von Pauschalen, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten wie Parkgebühren, ÖPNV-Tickets oder Mautgebühren. Die Summe ergibt den zu erstattenden Betrag.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Für die Nutzung eines eigenen Pkw können pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a i. V. m. § 5 EStG, R 9.5 LStR). Diese Vorlage rechnet Kilometer × 0,30 €. Der Satz lässt sich im Feld anpassen.
Welche Verpflegungspauschalen gelten im Inland?
Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Tag gelten 14 €, bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden) 28 €. Für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen gelten jeweils 14 € (§ 9 Abs. 4a EStG). Die konkrete Berechnung übernimmt der Verpflegungsmehraufwand-Rechner.
Sind Übernachtungskosten voll absetzbar?
Nachgewiesene Übernachtungskosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind grundsätzlich in tatsächlicher Höhe ansetzbar. Ein enthaltenes Frühstück ist herauszurechnen bzw. um einen pauschalen Anteil zu kürzen. Diese Vorlage übernimmt die eingetragenen Beträge ohne eigene Prüfung.
Allgemeines Muster ohne Gewähr — kein Ersatz für eine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Quellen: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 9 Abs. 4a EStG, R 9.5 LStR. Nachzulesen bei gesetze-im-internet.de.